書類が溜まる悩みを解決！プロが教える効率的な整理術と長続きのコツ

オフィスや自宅で書類が溜まりすぎて困っていませんか？必要な書類がすぐに見つからず、貴重な時間を無駄にしてしまった経験は誰にでもあるでしょう。書類の山に埋もれた机は見た目も良くないうえ、ストレスの原因にもなります。本記事では、書類が溜まる根本的な原因から、効率的な整理方法、そして整理された状態を長く維持するコツまで詳しく解説します。この記事を読めば、書類の山と決別し、スッキリとした環境で効率よく作業できるようになりますよ。

書類が溜まってしまう5つの原因
書類整理の効果的な4ステップ
プロが実践する書類整理のコツ
書類整理を習慣化するためのポイント
デジタル化で書類を減らす方法
まとめ：書類整理で快適な環境を手に入れよう
- 参考情報
  - 注意

書類が溜まってしまう5つの原因

なぜ書類は溜まってしまうのでしょうか。まずは原因を知ることが問題解決の第一歩です。

◾️現状の業務に不要な書類を保管している

デスクの引き出しには、もう使わない古い書類が眠っていませんか？現在の業務に必要のない書類を保管し続けていると、スペースを圧迫するだけでなく、必要な書類を見つけにくくしてしまいます。

「いつか使うかもしれない」という心理が働き、不要な書類をため込んでしまうのです。実際には、一度使った書類を再び取り出す機会はめったにありません。

◾️使わない書類を処分していない

古い書類を処分せずにそのまま保管し続けていると、書類の量は増える一方で、デスクはすぐに書類でいっぱいになってしまいます。処分の判断基準がなければ、どんどん書類が溜まってしまうのは自然なことです。

◾️書類の保管場所が決まっていない

「とりあえずここに置いておこう」という考えで書類を置くと、どこに何があるのか分からなくなります。書類の定位置がないと、デスク上のあらゆる場所が書類の仮置き場になってしまいます。

◾️使った書類を元に戻していない

書類を使ったあと、元の場所に戻す習慣がないと、時間の経過とともにどこに何があるのか分からなくなります。使用直後であれば覚えていても、数日経つと記憶から薄れてしまうものです。

◾️退勤前に書類を整理整頓していない

「明日すぐに使うから」と、一日の終わりに書類を片付けないと、少しずつ書類が溜まっていきます。一日一日の小さな積み重ねが、最終的には大きな書類の山を作り出すのです。

書類整理の効果的な4ステップ

書類の整理は以下の4つのステップで進めると効率的です。

1. すべての書類を取り出す

まずは、整理したい場所から書類をすべて取り出しましょう。引き出しやキャビネットの中身を空にし、どれだけの量の書類があるのか把握することから始めます。

この作業を省くと、新しい書類と古い書類が混在したままになり、後々また書類が増えてしまう可能性があります。一度すべて出してみると、思わぬ発見があるかもしれません。

2. 必要な書類と不要な書類を分ける

取り出したすべての書類を、「必要」か「不要」かに分類します。分類するときのポイントは、以下の3つのカテゴリを意識することです。

現在使用中のもの：日常的に使う書類
将来必要になるもの：期限付きの書類や参照する可能性のある資料
ずっと保管するもの：契約書や保証書など長期保存が必要な書類

これ以外の書類は、基本的には「不要」として処分を検討しましょう。

3. 書類を分類する

必要な書類だけを残したら、次は分類作業です。分類方法はいくつかありますが、大・中・小の3つの分類で整理するのが効果的です。

例えば：

大分類：仕事、家庭、趣味など
中分類：仕事なら「プロジェクトA」「プロジェクトB」など
小分類：資料の種類や提出先など

このように階層的に分類すると、必要な書類を探すときに直感的に見つけやすくなります。

4. 不要な書類を適切に処分する

分類が終わったら、「不要」とした書類を処分します。ただし、個人情報や機密情報が含まれる書類は、シュレッダーにかけるなど適切な方法で処分することが大切です。

再利用できる書類は裏紙として活用するなど、環境に配慮した処分方法も検討しましょう。

プロが実践する書類整理のコツ

◾️縦向きに収納する

書類は平置きではなく、縦向きに収納するのがおすすめです。平置きだと下の書類が見えにくく、取り出しにくくなってしまいます。縦向きに収納すれば、一目で内容が確認でき、必要な書類もすぐに取り出せます。

◾️クリアファイルと付箋を活用する

クリアファイルは中身が見えるので、どんな書類が入っているか一目で確認できます。さらに、フィルム付箋を使って分類すれば、よりスムーズに書類を管理できます。

◾️ファイルスタンドを活用する

前が開いているタイプのファイルスタンドを使えば、書類の出し入れがスムーズになります。棚に並べて、クリアファイルを入れていくだけなので、手間がかかりません。

◾️定期的に不要な書類を見直す

特に取扱説明書や保証書は、新しい家電を買ったときなどに定期的に見直しをしましょう。古いものや期限切れのものは思い切って処分し、ネットで確認できるものは電子化するのもおすすめです。

書類整理を習慣化するためのポイント

◾️書類が来たらすぐに処理する

新しい書類が届いたら、その場で「保管する」「処分する」「行動する」のいずれかに判断して対処しましょう。後回しにすると、どんどん書類が溜まっていきます。

◾️「仕掛かりBOX」を作る

処理中の書類は「仕掛かりBOX」にまとめておくと便利です。インデックス付きのクリアフォルダに件名をつけ、1案件1ファイルで管理すれば、作業の途中経過も一目瞭然です。

◾️トレー管理システムを導入する

複数の人が関わる書類は、トレー管理システムを導入すると効率的です。未対応、処理中、完了など、進行状況がわかるようにトレーを分けて、視覚的に管理しましょう。

◾️退勤前の5分整理タイムを設ける

一日の終わりに5分だけ時間を取って、デスク上の書類を整理する習慣をつけましょう。翌日気持ちよく仕事を始められるだけでなく、書類が溜まるのを防ぐことができます。

デジタル化で書類を減らす方法

◾️紙書類のPDF化

スキャナーを活用して、保存が必要な書類をPDF化しましょう。最近のスキャナーは、自動原稿送り装置（ADF）付きのものもあり、一度に複数のページをスキャンできて便利です。

◾️OCR技術の活用

OCR（光学文字認識）技術を使えば、スキャンした画像からテキストを抽出できます。これにより検索可能なPDFが作成でき、必要な情報を素早く見つけることができます。

◾️クラウドストレージの活用

スキャンした書類はクラウドストレージに保存すれば、場所を取らず、いつでもどこでもアクセスできます。スマートフォンからも確認できるので、外出先でも安心です。

まとめ：書類整理で快適な環境を手に入れよう

書類が溜まる問題を解決するには、まず溜まる原因を理解し、適切な整理方法を実践することが大切です。すべての書類を取り出して分類し、不要なものは思い切って処分する。そして書類の定位置を決め、使った後は必ず元に戻す習慣をつけましょう。

デジタル化を進めれば、物理的なスペースの節約になるだけでなく、検索性も向上します。整理整頓された環境は、作業効率を高めるだけでなく、心にもゆとりをもたらしてくれます。

今日から少しずつでも書類整理に取り組み、快適な環境を手に入れましょう。小さな成功体験が次のステップへの原動力になります。

参考情報

アイリスチトセ株式会社：https://www.irischitose.co.jp/blog/column/organize_the_documents/
コニカミノルタ：https://www.konicaminolta.jp/business/solution/space-design/blog/?p=6763
ベネッセ教育情報サイト：https://39mag.benesse.ne.jp/living/content/?id=97249

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: https://one-up-life.com/decluttering/decluttering-documents/

: https://www.growing-labo.com/cleanup/

: https://business.ntt-east.co.jp/service/coworkstorage/column/syoruikanri/index.html

: https://d-quick.i-site.co.jp/2023/06/30/digitalization/

: https://www.pfu.ricoh.com/scansnap/digiup/article/work/00254/

: https://www.consultsourcing.jp/9555

: https://www.pfu.ricoh.com/scansnap/digiup/article/life/00168/

: https://www.kokuyo-st.co.jp/mag/work/2022/02/000212.html

: https://kunel-salon.com/life/90921/

: https://www.kokuyo-hokkaido.co.jp/ezokone/c-cat06/1484/

: https://kinarino.jp/cat6/25812

: https://minimalist-fudeko.com/5-reasons-you-have-paper-clutter/

: https://www.sommelier.nankaiplywood.co.jp/1813/

: https://www.kokuyo-marketing.co.jp/blog/kokuyo-case-study/post-29/

: https://www.kitamura-print.com/data_conversion/column/column030.html

: https://www.youtube.com/watch?v=3vbGWidTFOY

: https://www.nanafuku.jp/news/12444

: https://www.kokuyo-marketing.co.jp/column/operation/post-89/

: https://www.shigotoba.net/business_korekaranooffice_2404_officenoseiriseitonjyutu.html

: https://minimalist-fudeko.com/how-to-sort-your-piles-of-paper/

: https://www.rinnai-style.jp/storage/6354.html

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: https://www.nplus-net.jp/knowledge/2023/20230918182514.html

: https://kaizen-base.com/column/35004/

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: https://www.pfu.ricoh.com/scansnap/digiup/article/scansnap/00043/

: https://infolounge.smbcc-businessclub.jp/articles/542